Viele große Firmen wie Daimler akzeptieren keine Bewerbungen per Post mehr. Sie haben eigene Online-Portale, über die Interessenten ihre Unterlagen übermitteln. Andere Firmen wiederum lassen Bewerbungen nur mehr per E-Mail zu. Einer der Gründe ist sicherlich, die Papierflut einzudämmen. Denn so traurig es ist, leider landen die meisten aufwendig gestalten Unterlagen in den Papierkörben der Personalabteilungen. Mit einer Bewerbung per E-Mail tragen beide Seiten zum Umweltschutz bei. Darüber hinaus vereinfacht die E-Mail-Bewerbung das Prozedere.
Die E-Mail-Bewerbung: Eine Definition
Egal ob man sich auf eine Stellenausschreibung meldet oder eine Initiativbewerbung abgibt, bei einer E-Mail-Bewerbung werden alle erforderlichen Unterlagen in einer Datei zusammengefasst. Diese wird dem potenziellen neuen Arbeitgeber als Attachment übermittelt. Die Vorteile liegen auf beiden Seiten:
- Der Bewerber spart sich das Ausdrucken, Einkuvertieren und außerdem das Porto.
- Eine E-Mail-Bewerbung ist innerhalb von Sekunden beim Adressaten.
- E-Mail-Bewerbungen tragen nachweislich zum Umweltschutz bei: Immerhin braucht man für die Erstellung weder Papier noch Druckerpatronen oder Plastikmappen.
- Die Anknüpfung und Nachfrage sind bei einer E-Mail-Bewerbung einfacher: Man kann sich nach einigen Tagen einfach per Mail in Erinnerung rufen.
Bei
einer Umfrage von 1.500 Personalchefs durch das
Marktforschungsinstitut
ARIS
im Jahr 2019 gaben 41 Prozent der Befragten an, eine Online-Bewerbung
zu bevorzugen. 40 Prozent halten immer noch an der klassischen
Bewerbungsmappe fest, die per Post zugestellt wird. 17 Prozent der
Personalverantwortlichen hatten dazu keine Präferenz. Generell ist
zwischen einer E-Mail und einer Online-Bewerbung zu unterscheiden.
Bei einer E-Mail-Bewerbung werden Lebenslauf, Anlagen und andere
Unterlagen am besten im PDF-Format an den potenziellen neuen
Arbeitgeber übermittelt. Bei einer Online-Bewerbung müssen
Interessenten meist direkt auf der Homepage des Unternehmens ihre
Daten angeben. Für die Firma hat das den Vorteil, dass die Daten in
standardisierter Form eintreffen. Bewerber schätzen Online-Formulare
weniger, weil sie dabei oft keine Vorlagen verwenden können.
Fehler vermeiden bei der digitalen Bewerbung
Damit die E-Mail-Bewerbung auch beim richtigen Adressaten ankommt, sollte man sich mehrfach vergewissern, dass die E-Mail-Adresse stimmt. Sollte in der Annonce eine persönliche E-Mail-Adresse als Kontakt angegeben sein, ist immer diese zu verwenden. Wer seine Unterlagen nämlich an eine generelle Adresse des Unternehmens schickt, verspielt Zeit. Auch die eigene E-Mail-Adresse wird von Personalverantwortlichen beachtet. Sollte man im privaten Rahmen eine E-Mail-Adresse mit lustigem Nickname verwenden, lohnt es sich für Bewerbungen eine neue mit seriösem Namen zu wählen.
Obwohl sie nur wenige Worte enthält, kommt der Betreffzeile eine weit wichtigere Bedeutung zu als man meinen möchte. Sie vermittelt dem Verantwortlichen nämlich schon einen wichtigen ersten Eindruck noch bevor dieser den Text überhaupt geöffnet hat. Auf jeden Fall sollte das Wort „Bewerbung“ in der Betreffzeile vorkommen. Ebenso anzuführen ist die Kennziffer oder die genaue Bezeichnung der ausgeschriebenen Position. So kann die E-Mail-Bewerbung rasch zugeordnet werden.
Auch wenn man sich auf Jobsuche bei zig Firmen pro Woche bewirbt, lohnt es sich, jede Mail zu individualisieren. Ein Fehler ist z. B., in den Betreff einfach „Bewerbung“ zu schreiben. Je konkreter der Begleittext ist, desto eher fühlen sich Personalchefs angesprochen. Ein weiterer Fehler, der immer wieder passiert, ist, die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu verwenden, obwohl in der Stellenanzeige eine Ansprechperson angegeben ist.
Absolute No-Gos sind in einer E-Mail oder Online-Bewerbung Fehler jeder Art. Sei es Rechtschreibung oder Grammatik – in jedem Job ist korrektes Deutsch wichtig. Oft überliest man Tippfehler bei selbst geschriebenen Texten, daher macht es Sinn, vor dem Absenden eine zweite Person einen Blick auf die Unterlagen werfen zu lassen.
Auf die Dateigröße und Zusammenstellung achten
Für das Anschreiben – also den persönlichen Text oder das Motivationsschreiben – gibt es zwei Möglichkeiten: Man kann die Zeilen direkt in das E-Mail-Programm eintippen oder den Text in die Gesamtbewerbung integrieren, die als Anhang mitgeschickt wird. In diesem Fall sollte man jedoch im E-Mail-Text einige Begleitzeilen mitschicken und auf die vollständigen Bewerbungsunterlagen im Attachment verweisen.
Bei einer modernen E-Mail-Bewerbung werden sämtliche Unterlagen in einer PDF-Datei zusammengefasst. In vielen Annoncen ist bereits eine maximale Dateigröße angegeben. Falls nicht, sollte man den Umfang auf maximal 5 MB beschränken. Bei größeren Dateien besteht nämlich das Risiko, dass sie im Spam-Filter der Unternehmen landen. Auch von ZIP-Dateien ist abzusehen: Nicht auf jedem PC oder Laptop können sie geöffnet werden. In den Personalbüros treffen täglich hunderte Bewerbungen ein, kaum ein Mitarbeiter macht sich die Mühe, nachzufragen, wenn sich das Attachment nicht öffnen lässt. Wichtig ist außerdem, der Datei einen aussagekräftigen Namen zu geben. Darin ist am besten der eigene Name enthalten. Da der erste Eindruck zählt, sollte man sämtliche Unterlagen im selben Design gestalten. Es gibt im Internet viele Vorlagen, die das Erstellen erleichtern und den Bildungsweg sowie die Karriere und weitere wichtige Punkte im Leben des Bewerbers in eine ansprechende Form bringen.