Von dem Moment, wo eine bestimmte Stellenanzeige die Aufmerksamkeit eines Bewerbers erregt bis hin zur Unterzeichnung des Dienstvertrags vergeht einige Zeit. In der Regel kommen auf eine Annonce dutzende, wenn nicht sogar hunderte Bewerber. Nur die wenigsten werden tatsächlich zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen und erhalten die Chance, die Personalverantwortlichen persönlich von den individuellen Vorzügen überzeugen zu können.
Chefs der Human Resource Abteilungen und ihre Mitarbeiter wissen genau, worauf sie bei Bewerbungen achten müssen. Eines der wichtigsten Dokumente, die in keiner Bewerbermappe fehlen darf, ist das Motivationsschreiben. Es ist nicht nur bei Stellenangeboten gefragt, sondern wird auch verlangt, wenn man sich um eine weiterführende Ausbildung wie eine Erzieherin Ausbildung bewirbt.
Das Motivationsschreiben spielt nach wie vor eine wichtige Rolle
In den letzten Jahrzehnten hat sich was Bewerbungen betrifft einiges getan. Während man früher jedes Dokument ausdruckte, in eine Mappe steckte und mit Post versendete, werden die Unterlagen für Bewerbungen aller Art – sei es für einen neuen Job oder für eine Ausbildung – in der Regel per E-Mail versendet. Doch gleich geblieben sind die Informationen, die sich Personalchefs von Interessenten erwarten. Hier einige generelle Facts rund um das Thema Bewerbung im modernen Zeitalter:
- 55 Prozent der Unternehmer geben an, am liebsten Bewerbungsunterlagen per E-Mail zu erhalten. Bei den Bewerbern sind es sogar 65 Prozent, kein Wunder denn man spart sich die Investition in Mappen, Papier und in das Porto
- 19 Prozent der Bewerber bewerben sich gerne mobil mit dem Smartphone
- Für 94 Prozent der Personalchefs gehört zu einer Bewerbermappe ein Lebenslauf zwingend dazu, 87 Prozent legen Wert auf ein Motivationsschreiben. Außerdem erwarten mehr als drei Viertel aller Firmen, dass ein aussagekräftiges Foto mitgeschickt wird.
- Eine Bewerbung zu verfassen kostet Zeit: 34 Prozent der Bewerber verwenden bis zu einer halben Stunde dafür, bei 35 Prozent sind es zwischen 30 und 60 Minuten. Weitere 31 Prozent beschäftigen sich mehr als eine Stunde mit den Bewerbungsunterlagen.
- 42 Prozent der Bewerber haben sich schon einmal nicht für einen Job beworben, weil ihnen der Bewerbungsprozess zu aufwendig erschien
Es scheint also, dass sich die Bewerbungsformalität an die zunehmende Digitalisierung angepasst haben. Fakt ist jedoch, dass die über Jahrzehnte bewährten Unterlagen wie ein Lebenslauf und ein Motivationsschreiben zu den erforderlichen Unterlagen zählen. Es lohnt sich durchaus, sich für das Verfassen des Motivationsschreibens ausreichend Zeit zu nehmen. Denn immerhin gilt es als persönliche Visitenkarte.
Grundinformationen über das Motivationsschreiben
Wie der Name schon vermuten lässt geht es beim Motivationsschreiben darum anzugeben aus welchem Grund man sich für eine Lehrstelle, einen Ausbildungsplatz oder einen Job bewirbt. Das Motivationsschreiben wird als Fließtexte, also in ganzen Sätzen verfasst. Das bietet den Bewerbern mehr Gestaltungsmöglichkeiten als ein nüchterner Lebenslauf, der oft in Bullet Points in knappen Worten formuliert wird. In diesem Teilbereich einer vollständigen Bewerbung kann sich der Kandidat von seiner besten Seite präsentieren und kommunikatives Geschick beweisen.
Das Motivationsschreiben ist im Prinzip der kreativste Teil jeder Bewerbung. Es kann sozusagen als persönlicher Werbebrief verstanden werden. Im Motivationsschreiben sollte nicht jeder Punkt des Lebenslaufes wiederholt werden. Sehr wohl macht es aber Sinn, die Höhepunkte herauszustreichen. Wichtig ist die persönlichen Qualifikationen mit den in der Stellenausschreibung geforderten Fähigkeiten in einen Kontext zu setzen. Bei einem Motivationsschreiben kann man gezielt auf die in der Annonce gewünschten Fähigkeiten und charakterlichen Eigenschaften eingehen. Im Motivationsschreiben haben Bewerber die Chance, sich von Konkurrenten abzugeben.
Aufbau und Gestaltung des Motivationsschreibens
Ein Motivationsschreiben sollte auf keinen Fall in einen Roman ausarten, man sollte mit seinen Ausführungen auf einer A4 Seite auskommen. Wichtig dabei ist eine klare Gliederung und einen roten Faden einzuhalten, der sich vom ersten Satz bis zur Verabschiedung zieht. Auch auf Formalitäten sollten Bewerber beim Motivationsschreiben achten. Im Idealfall ist es im selben Format erstellt wie der Lebenslauf. Ganz besonders wichtig ist, das Dokument genau Korrektur zu lesen. Rechtschreib- und Grammatikfehler sind in jeder Bewerbungsmappe ein absolutes No-Go.
Fall bekannt sollte man im Motivationsschreiben den für die Stelle zuständigen Sachbearbeiter direkt ansprechen. Der erste Satz sollte kreativ sein und Lust zum Weiterlesen machen. Unter anderem kann man damit einsteigen, warum man sich gerade für dieses Unternehmen interessiert. Auf verschachtelte, lange Sätze ist ebenso zu verzichten wie auf Plattitüden wie „mit Interesse habe ich Ihr Stellenangebot gelesen“. Nach einem gelungenen Einstieg erfolgt der Mittelteil, wo es um die eigenen Erfahrungen und die Qualifikationen in Bezug auf die ausgeschriebene Stelle gehen soll. Als Abschluss bietet es sich an, auf die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess Bezug zu nehmen. Zum Beispiel kann man anbringen, dass man einem persönlichen Vorstellungsgespräch mit Freude entgegensieht. Wie bei allen Unterlagen auch sollte man beim Motivationsschreiben nicht übertreiben und immer bei der Wahrheit bleiben.
Unter Umständen kann man im Motivationsschreiben auch auf weitere Beilagen, wie zum Beispiel Zeugnisse verweisen. Das Motivationsschreiben ist besonders zeitintensiv, da man darin auf das Unternehmen Bezug nehmen sollte. Den Lebenslauf kann man an jede Firma im selben Format schicken, das Motivationsschreiben sollte jedoch für jede Bewerbung neu verfasst werden.